Holacracy, de overdracht

06-04-2018

Vorige week schreef ik over mijn nieuwe rol van Lead Link die ik nu vervul in de Partner Support Mobile & Voice circle binnen ons nieuwe Holacracy systeem. Maar wat is Holacracy, hoe werkt het, waarom is het nodig en waarom is Voiceworks deze weg ingeslagen? De komende weken zal ik met een serie blogs proberen hier wat meer op in te gaan. Ik zal niet alleen stukjes uit de theorie behandelen, maar ook met praktijkvoorbeelden komen waar wij in de organisatie dagelijks mee te maken hebben.

Holacracy is een systeem om teams te organiseren. Niets voor niets heet een van de boeken over Holacracy "Getting Teams Done". En hoewel Holacracy prima op een los team binnen een traditionele organisatie is toe te passen (waarbij de aanname is dat het team of de afdeling een bepaald mandaat heeft binnen de organisatie) is de ultieme vorm om het hele bedrijf te transformeren naar de nieuwe organisatiestructuur. Maar hoe gaat dat in zijn werk? Het systeem werkt aan de hand van een Constitution welke de inrichting en methodieken in highlevel beschrijft. Een volledige implementatie van Holacracy kan alleen plaatsvinden als de totale macht bij de Constitution ligt. Dit gebeurt middels de overdracht van autoriteit van de CEO naar de Constitution tijdens een ceremonieel tekenen van de Contitution. Vanaf dat moment is de CEO conform de Holacracy Constitution  niet meer geauthoriseerd om vanuit de oude voormalige CEO-rol te opereren of zaken af te dwingen. De CEO zal waarschijnlijk de rol van Lead Link in de super-circle of General Company Circle (GCC) gaan innemen. Vanaf dat moment kan hij of zij beginnen met het inrichten van subcircles met elk hun eigen Purpose. Zo kennen wij bij Voiceworks onder de GCC de volgende subcircles: Foundation, Talent Lab, Partner Opportunity, Product en Service Continuity. Elk van deze circles heeft een Purpose. Als voorbeeld noem ik de Service Continuity circle welke als Purpose heeft meegekregen "Stable Internal & External Operations". De Service Continuity circle mag dus autonoom van de General Company Circle opereren binnen de gestelde Purpose.

Binnen de Service Continuity circle leeft de sub-circle Partner Support met een Purpose omtrent alle aspecten die nodig zijn om onze partners van hoogwaardige support te voorzien via de diverse kanalen als telefoon, ticketing, het partner forum en de storingsdienst. En last but not least bestaan er hierbinnen sub-circles die zich specifiek focussen op een groep van onze diensten: Mobile & Voice, EWAN, Applications en Billing.

"Maar dat zijn dus gewoon afdelingen! De Board, het MT, de Afdeling Support en de verschillende teams daarbinnen! Daar heb je Holacracy toch niet voor nodig?" hoor ik soms als opmerking als ik deze structuur als voorbeeld geef. Klopt, uiteraard organiseren de circles zich vaak op een manier die veel weg heeft van afdelingen. Echter, met als groot verschil dat er een gedelegeerde macht is van Super-Circle naar Sub-Circles en het feit dat de Circles autonoom functioneren. De Lead Link heeft als taak om te zorgen dat de Circle de Purpose naar beste kunnen blijft vervullen (en rapporteert hier ook over terug naar de bovenliggende Circle waar hij of zij automatisch een Partner is). Het is aan de Circle zelf om de benodigde rollen te definiëren volgens een standaard proces en het is aan de Lead Link om hier de juiste mensen aan te verbinden. Het krachtige mechanisme van Holacracy is dat de Lead Link hier in principe kan putten uit de volledige resources van het bedrijf en een rol als interne 'vacature' kan worden aangeboden. Medewerkers die uitblinken in een hele specifieke taak (die eigenlijk buiten hun dagelijkse werk valt) kunnen op die manier bijdragen aan het vervullen van de Purpose van een andere Circle. Zo kan een van origine Duitse medewerkster binnen de Talent Lab circle een rol als Translator vervullen binnen bijvoorbeeld de Marketing Sub-Circle en hier ook accountable voor worden gemaakt. Op die manier is het veel simpeler om op een gestructureerde en formele manier het potentieel van alle collega's ten volle te benutten. En beter: mensen plezier geven in een veelzijdige taak in de organisatie...

"Gefeliciteerd, je bent nu manager!" zei een van mijn gewaardeerde connecties uit mijn omgeving. En hoewel die vergelijking voor de hand ligt is dat zeker niet waar. De Lead Link heeft weliswaar de autoriteit om mensen aan een rol toe te wijzen of ze daar uit te halen, maar de Lead Link is geen traditionele people manager. Binnen Voiceworks is dat is de rol van de Coach, die overigens niet in diezelfde circle hoeft te zitten. De medewerkers kunnen in overleg hun eigen Coach kiezen, een waar ze goede chemie mee hebben en op die manier zichzelf optimaal kunnen ontwikkelen en reflecteren aan hun prestaties. Ook hiring & firing is niet de taak van de Lead Link, binnen Voiceworks is die accountability ondergebracht in de Hiring rol. Het spreekt voor zich dat de Lead Link, de Coach en de Hiring rol samen met Talent Lab nauw overleg voeren en informatie uitwisselen over het functioneren van medewerkers.

In mijn volgende blog zal ik het functioneren van de Circle en dan met name de Governance nader onder de loep nemen. Hoe komt een Circle tot eigen inrichting van rollen, welke processen worden hier gebruikt en welke rol speelt de Lead Link hierin?

Auteur: Arjan van der Oest, Lead Link Partner Support Mobile & Voice

Naar Boven