Privacy Statement

1 Waarom deze privacy statement?

Voor u vindt u de privacy statement van Voiceworks. Deze privacy statement beschrijft welk beleid Voiceworks hanteert gelet op de privacy van gegevens die in ons bezit zijn.

Voiceworks bedenkt, ontwikkelt en levert innovatieve communicatiemiddelen voor de zakelijke markt. Als gevolg van dit soort dienstverlening beschikt Voiceworks over persoonsgegevens. Maakt u gebruik van de diensten van Voiceworks? Dan is deze privacy statement voor u bedoeld. In deze privacy statement kunt u lezen welke gegevens Voiceworks verzameld, waarvoor Voiceworks persoonsgegevens gebruikt en de bescherming van privacy en persoonsgegevens waarborgt, hoe lang gegevens worden bewaard en hoe u inzage kunt krijgen in uw persoonsgegevens en/of deze kunt laten corrigeren.  

Voiceworks deelt persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit (1) een wettelijke verplichting is, (2) nodig is voor onze dienstverlening of (3) op uitdrukkelijk verzoek van de klant waarop de persoonsgegevens zien.

1.1 Wettelijke verplichting

Voiceworks is wettelijk verplicht om bepaalde gegevens van klanten voor een bepaalde tijd te bewaren in het kader van opsporing. Voiceworks dient medewerking te verlenen aan vorderingen van Justitie of andere bevoegde overheidsinstanties van persoonsgegevens, maar ook van andere informatie die we vanuit onze normale bedrijfsvoering verwerken en bewaren. Het gaat hier bijvoorbeeld om gegevens over uw dataverbruik ene uw belgedrag. Als de bewaartermijn verlopen is, wordt bewaarde informatie vernietigd dan wel geanonimiseerd. Een ander voorbeeld van een wettelijke verplichting is het bellen naar het alarmnummer 112. Wanneer u dit doet wordt uw telefoonnummer en de locatie van uw telefoon altijd naar de 112 centrale meegezonden, ook wanneer u uw nummerweergave hebt laten blokkeren. Dit een wettelijke verplichting.

1.2 Nodig voor onze dienstverlening

Voiceworks levert (haar) diensten niet zelf, maar maakt bijvoorbeeld gebruik van Wholesalers om haar diensten te leveren. In een dergelijk geval is het is het nodig dat wij de gegevens die nodig zijn voor de levering van bepaalde diensten delen met Wholesalers. Wanneer Voiceworks gegevens deelt met bijvoorbeeld in dit geval haar Wholesaler, dan moet die Wholesaler zich houden aan de voorwaarden van Voiceworks en gelden voor dat bedrijf dezelfde privacy-eisen die wij stellen aan onszelf.

1.3 Op verzoek van de klant

Het kan ook voorkomen dat u als klant zelf bepaalde diensten afneemt waarvoor persoonsgegevens nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan een App die GPS gegevens verbruikt. In dit soort gevallen kunt u op uw telefoon of in de App bepalen of u die gegevens wel of niet wilt delen en geeft u vervolgens deze toestemming aan de App aanbieder. Voiceworks is dan niet de partij die uw gegevens verwerkt.

1.4 Bij wie kan ik terecht met vragen over mijn gegevens?

Indien u vragen heeft over uw persoonsgegevens dan kunt u uiteraard bij ons terecht. U kunt uw vraag aan ons stellen door ons te mailen op privacy@voiceworks.com. Wij zullen uw vraag vervolgens inhoudelijk beantwoorden en indien nodig contact met u opnemen.

1.5 Waar kan ik de laatste versie van de privacy statement vinden?

Snelle technologische ontwikkelingen, wetgeving of gewijzigde bedrijfsprocessen noodzaken Voiceworks met enige regelmaat deze Privacy statement aan te passen. U kunt aan de datum bovenaan deze Privacy statement zien wanneer het voor het laatst is aangepast. Voiceworks kan deze privacy statement eenzijdig wijzigen. We adviseren u daarom om deze privacy statement regelmatig op wijzigingen na te gaan.

1.6 Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Verantwoordelijk voor het verzamelen en gebruiken van uw gegevens is Voiceworks B.V. in Almere. 

2 Welke informatie verzamelen we?

2.1 Persoons- & Gebruikersgegevens

Wanneer u een dienst afneemt van Voiceworks, of wanneer u contact met ons opneemt, verwerkt Voiceworks uw Persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een persoon. Het woord ‘verwerken’ heeft een erg brede betekenis. Het bevat elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder het verzamelen, bewaren, wijzigen, raadplegen en gebruiken, verstrekken, samenbrengen, afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Gegevens waar Voiceworks naar vraagt wanneer u een dienst van ons afneemt zijn uw: naam, adres, telefoonnummer, e-mail adres, en uw bank- en girorekeningnummer.

2.2 Verkeersgegevens

Bij het gebruik van onze diensten worden verkeersgegevens verwerkt. Dit zijn gegevens die noodzakelijk zijn om de communicatie op te zetten. Verkeersgegevens zeggen iets over de communicatie, zoals het afzender- en bestemmingsnummer dat gebeld is, de datum, tijd en duur van het gesprek, en de kosten die hiervoor in rekening worden gebracht. Deze gegevens bevatten niet de inhoud van de communicatie. In het geval van een datasessie slaan wij tevens de hoeveelheid data op, en bij roaming het gebruikte netwerk.

Voiceworks verwerkt ook internetgegevens. Bij het versturen van een mail verwerken wij het afzender- en bestemmingsnummer, IP adressen van de betrokkenen, de grootte van het mailbericht en de datum en tijd van verzending. Ook hier slaan wij de inhoud van het bericht niet op.

Verkeersgegevens worden geautomatiseerd gegenereerd en verwerkt.

2.3 Locatiegegevens

Wanneer u een gesprek of een datasessie opzet, verwerkt Voiceworks gegevens die een hele ruwe locatiebepaling kunnen maken over waar u zich op dat moment bevindt. Deze gegevens gebruiken wij om te bepalen of het gesprek of de datasessie binnen of buiten Nederland plaatsvindt.

Voiceworks maakt gebruik van het mobiele netwerk van KPN. KPN is in staat om, wanneer er een gesprek of datasessie wordt opgezet, een nauwkeurige locatiebepaling te maken door te kijken naar welke zendmast er gebruikt wordt. Voiceworks heeft geen toegang tot deze informatie.

2.4 Website

Voiceworks.com en ons klantenportaal Operator maken gebruik van cookies om de functionaliteit van bepaalde pagina's van de websites te optimaliseren. Cookies zijn kleine tekstbestanden die door een pagina van de website op de computer van de bezoeker worden geplaatst. In zo'n cookie wordt informatie opgeslagen zoals bepaalde voorkeuren van de bezoeker. Daardoor kan Voiceworks de bezoeker bij een volgend bezoek nog beter van dienst zijn. De bezoeker kan zelf bepalen hoe er met cookies omgegaan moet worden. Hij kan zijn browser zo instellen dat die het gebruik van cookies toestaat, niet toestaat of gedeeltelijk toestaat. In dit laatste geval kan worden ingesteld welke websites cookies mogen plaatsen. Bij alle overige websites wordt het dan verboden.

 

Voiceworks.com en ons klantenportaal Operator maken tevens gebruik van Google Analytics om te analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website (met inbegrip van uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.

2.5 Overige

Bij een bezoek aan ons hoofdkantoor wordt u als gast geregistreerd. Wij gebruiken deze registratie met oog op de veiligheid, zodat we in het geval van een calamiteit snel het pand kunnen ontruimen, zonder iemand achter te laten.

Een andere veiligheidsmaatregel die wij hebben genomen bij ons kantoorpand, is het maken van cameraopnamen. Dit doen wij ter bescherming van onze gasten, medewerkers en het pand. Op locatie wordt u duidelijk geïnformeerd over de aanwezigheid van deze camera’s.

3 Waarvoor gebruiken we de informatie?

3.1 Levering van diensten, en facturatie

Voiceworks gebruikt de eerdergenoemde gegevens primair voor het leveren en verbeteren van de door u afgenomen diensten. Denk hierbij aan het leveren van een bestelling op het aangegeven adres of het opzetten van een telefoongesprek.

Op basis van de deze diensten en het verbruik hiervan, stelt Voiceworks een factuur op. Op deze factuur staat per dienst de in rekening gebrachte kosten, gespecificeerd op het type verbruik. Zo ziet u mobiele kosten gemaakt in het buitenland, gesprekskosten, dataverbruik en meer. Op de factuur wordt geen overzicht geplaatst van de gesprekken of datasessies. Een overzicht op detailniveau, ter controle of voor eigen administratie, is te vinden in Operator.

3.2 Verkeersbeheer, netwerkplanning en kwaliteit van dienst

Ten behoeve van het onderhoud en het verbeteren van ons platform, analyseren wij gegevens over het gebruik van ons netwerk. Dit doen wij onder andere zodat we tijdig kunnen bijschakelen bij mogelijke overbelasting, maar vooral om dit te voorkomen door gerichte verbeteringen in te plannen en uit te voeren. Tevens kunnen wij de informatie gebruiken om te zien of er in het platform een storing optreedt.

3.3 Beveiliging

Voiceworks kan op basis van analyses op het bel- en internetgedrag overgaan tot het beperken van bepaalde bestemmingen wanneer exorbitant gebruik wordt geconstateerd. Hoger verbruik dan het gemiddelde reguliere belgedrag kan duiden op fraude. Een blokkade kan fraude en misbruik beperken en voorkomen dat u een enorm hoge rekening krijgt voor kosten die u niet zelf gemaakt hebt. Voiceworks maakt daarnaast gebruik van geavanceerde technieken (zoals firewalls, spamfilters en virusscanners) voor de bescherming tegen veiligheidsinbreuken, virussen, spam en malware.

3.4 Nummerweergave

Voiceworks geeft altijd uw nummer door aan het opgeroepen nummer. Dit zorgt ervoor dat uw nummer zichtbaar is voor de ander op de display van de telefoon. Dit kan uitgeschakeld worden door anoniem uit te bellen. Wij zijn echter wettelijk verplicht om bij het bellen naar 112 het nummer altijd aan 112 mee te sturen.

 
3.5 Wettelijke verplichtingen

Voiceworks is op grond van de wet verplicht om uw gegevens in sommige gevallen aan derden te verstrekken. U kunt daarbij denken aan de verstrekking van gegevens in het kader van een strafrechtelijk onderzoek, aan bevoegde autoriteiten, en -op uw verzoek- aan andere aanbieders ten behoeve van afscherming van het gebelde nummer op de nota.

3.6 Training en opleiding van personeel

Wanneer u contact met de service desk opneemt, kan het zo zijn dat het gesprek wordt opgenomen voor trainingsdoeleinden. Alvorens het gesprek wordt u hierover geïnformeerd.

3.7 Hinderlijke of kwaadwillige oproepen

Als iemand u telefonisch lastigvalt of via internet dan kunt u dat bij ons melden en bij ons schriftelijk een verzoek indienen om de gegevens van degene van wie de hinderlijke of kwaadwillige oproepen afkomstig zijn, te verstrekken. Als u iemand anders telefonisch lastigvalt dan kan die ander dat bij ons melden en eenzelfde verzoek doen. Als wij een dergelijk verzoek ontvangen dan volgen wij de procedure zoals hierboven is omschreven. Mocht dat niet helpen, dan zal Voiceworks, in laatste instantie, uw telefoonnummer, naam, adres en woonplaats aan de verzoeker verstrekken.

3.8 Nummerbehoud en overstap service (COIN)

Voiceworks biedt de mogelijkheid om uw nummer te behouden wanneer u overstapt van provider. Hiervoor wisselen wij gegevens uit met uw huidige, of volgende provider. In geval van een vast-nummer betreft dit het huidige telefoonnummer, en uw NAW gegevens. Bij een mobielnummer wordt het simkaartnummer, het telefoonnummer en uw naam gedeeld. Het uitwisselen hiervan gaat via de vereniging COIN. COIN is een samenwerkingsverband van aanbieders van elektronische communicatiediensten en netwerken in Nederland.

4 Inzage in en correctie van uw persoonsgegevens

4.1 Hoe krijgt u inzage in uw persoonsgegevens?

Indien u inzage wenst in uw persoonsgegevens, dan kunt u een verzoek bij ons indienen om deze gegevens aan u te verstrekken. Dit houdt in dat u kunt opvragen welke persoonsgegevens er van u zijn geregistreerd en voor welke doeleinden die gegevens worden gebruikt. U kunt dit verzoek indienen per mail. Ons mailadres is privacy@voiceworks.com. Bent u een Wholesaler van Voiceworks of maakt u gebruik van onze diensten via een van onze Wholesalers als eindgebruiker, dan kunt u zowel als Wholesaler en als eindgebruiker de persoonsgegevens inzien via Operator Online. Mochten hierover als eindgebruiker vragen zijn, dan kunt u deze stellen aan uw leverancier, onze Wholesaler.

4.2 Hoe corrigeert u uw persoonsgegevens?

De Wholesaler van Voiceworks kan de persoonsgegevens van haar klanten, de eindgebruiker, corrigeren in Operator Online. Wholesaler kan haar eigen persoonsgegevens niet in Operator corrigeren. Daarvoor moet zij een Operator ticket indienen bij Voiceworks, waarna zij in ieder geval binnen 2 weken een antwoord zal ontvangen. Bent u geen Wholesaler of eindgebruiker, dan kunt u uw verzoek tot correctie van persoonsgegevens indienen per mail. Ons mailadres is privacy@voiceworks.com.

4.3 Recht van verzet

Tegen verwerking van uw persoonsgegevens door Voiceworks kunt u bezwaar maken indien uw persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting. U kunt  uw indienen per mail indienen. Ons mailadres is privacy@voiceworks.com.

Naar Boven